ইমেইল শিষ্টাচার 101

 

ইমেইল – হয়ত আপনি এটিকে ভালোবাসতে পারেন অথবা ঘৃণা করতে পারেন, তবে এর মাঝামাঝি আর কিছু নেই| তবে যাই হোক না কেন, কিছু নির্দিষ্ট জিনিসগুলি আপনাকে অবশ্যই মনে রাখতে হবে, বিশেষত “শিষ্টাচার”| আপনি ভাবতে পারেন যে শিষ্টাচারের ধারণাটি একটা পুরাতন কালের চিন্তাধারা কিন্তু বাস্তবে, এটি মাত্র আপনাকে সাহায্য করার জন্য বিদ্যমান|

 

 

1. আপনার বিষয়ের লাইনটি বার্তার সাথে মেলা উচিত

পেশাগত ইমেইল শিষ্টাচারের প্রথম ধাপ হল বিষয়ের লাইন যেটি ঠিক তথ্যের অনুরূপ হয় যেটি দেখে প্রাপক তৎক্ষণাত জানতে পারে যে বার্তাটি আসলে কিসের সম্পর্কে| তাছাড়া, বিষয়ের লাইনটি যাতে খুব বেশি “শব্দবহুল” অথবা “দীর্ঘ” না হয় সেটি সুনিশ্চিত করার জন্য ব্যক্তির এটি প্রুফরিড করা উচিত|

 

2. সবসময় স্বাক্ষর অন্তর্ভূক্ত করুন

আপনি কখনোই চাইবেন না যে কেও খুঁজতে থাকে কি আপনার সাথে কিভাবে যোগাযোগ করা যায়| তাই, প্রত্যেক ইমেইলে একটি স্বাক্ষর থাকা উচিত যা প্রাপককে জানায় যে আপনি কে এবং আপনার সামাজিক মিডিয়া হ্যান্ডেল ও আপনার যোগাযোগ নম্বর সহ আপনার সাথে কিভাবে যোগাযোগ করা যায় সেটি অন্তর্ভূক্ত থাকবে| 

 

3. সময়মত জবাব দিন

আপনি ইমেইল পাওয়ার পর, আপনি যত দ্রুততর জবাব দিতে পারেন ততই ভাল, বিশেষতঃ যদি সত্যিই এটিতে গুরুত্বপূর্ণ কিছু থাকে| প্রাপক আপনার দ্রুত জবাবের সমাদর করবে এবং আপনাকে আরো বেশি নির্ভরযোগ্য নিরূপিত করা হবে| 

 

4. শর্ট ফর্ম ব্যবহার করা বর্জন করুন-পেশাগত হন  

আপনার ইমেইল লেখার ধরণ অনুরূপ আপনার সম্পর্কে বিচার করা হলে বিস্মিত হবেন না| উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ইমেইলে অনেকগুলি ভুল বানান, ব্যাকরনগত ভুল, শর্ট ফর্ম (আদ্যক্ষর) অথবা অপভাষা থাকে তাহলে আপনাকে যত্নহীন, অথবা যার কোন দায়িত্ববোধ নেই সেই হিসাবে উপলব্ধি করা হতে পারে| সুতরাং “পাঠান”-এ ক্লিক করার আগে যাচাই করুন|  

 

5. সবসময় কাউকে cc তে রাখবেন

এটির পশ্চাতে ধারণটি হল যে যদিও আপনি কোন মিটিং অথবা ছুটির কারণে অনুপলব্ধ থাকেন তবুও গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলির জবাব সময়মত দেওয়া সুনিশ্চিত করা|

 

6. এটিকে সংক্ষিপ্ত এবং সরল রাখুন

ইমেইলগুলি আরো বেশি গুরুত্বপূর্ণ প্রদর্শন করার উদ্দেশ্যে সেগুলি দীর্ঘ করার পরিবর্তে সেগুলিকে সংক্ষিপ্ত করুন এবং অর্থহীন অপভাষা বাবহার করা পরিহার করুন| প্রাপক ব্যাক্তি ইমেইলে কি পাওয়ার প্রত্যাশা করছে এবং আপনি কি জানাতে চান সেটির উপরে মনোযোগ দিন| 

 

এবার, যেহেতু আপনি ইমেইল সম্পর্কে জেনে গেছেন তাই আপনার দৈনন্দিন শিক্ষণে পিসি অপটিমাইজ করে শিক্ষক হিসেবে শ্রেষ্ঠতর হন