ઇ-મેલ શિષ્ટાચાર 101

ઇ-મેલ - તમને આ વસ્તુ ગમશે અથવા નહીં ગમે. પરંતુ આમાં વચ્ચેનો કોઈ વિકલ્પ નહીં મળે. આમાંથી કાંઈપણ હોય તે છતાં, કેટલીક વાતોને તમારે ધ્યાનમાં રાખવી જ પડે છે, ખાસ કરીને શિષ્ટાચાર. શિષ્ટાચારનો અમલ કરવો આ વાત જુની થઈ ગઈ છે એવું તમને લાગતું હશે, પરંતુ આવું કરવાથી તમને જ મદદ મળશે.

1. સબ્જેક્ટ લાઇન તમારા સંદેશને લાગતી-વળગતી જ હોવી જોઈએ.

વ્યાવસાયિક ઇ-મેલના શિષ્ટાચારમાં પ્રથમ પગલું છે સબ્જેક્ટ લાઇન (વિષયવસ્તુ) એટલે એવી વાત જે વાંચીને વાંચનાર વ્યક્તિ તમારો મેલ શા માટે છે તે સમજી શકે. મેલ મોકલતાં પહેલાં સબ્જેક્ટ લાઇન મોટી કે વિસ્તારપૂર્ણ ન હોય તે નિશ્ચિત કરી લો.

2. ઇ-મેલમાં હમેશા પોતાની સિગ્નેચર (સહી) હોવી જોઇએ. 

વાંચનાર વ્યક્તિને તમારી સાથે સંપર્ક કેવી રીતે કરવો તે ગોતવા માટે સમય વેડફવો ન પડે તે માટે દરેક ઇ-મેલમાં તમારી સિગ્નેચર હોવી જોઇએ. જેમાં તમે કોણ છો, તમારી સાથે સંપર્ક કેવી રીતે સાધી શકાય તે લખેલું હોવું જોઇએ. તે ઉપરાંત સોશિયલ મીડિયા હેંડલ્સ વિશે માહિતી અને તમારો સંપર્ક ક્રમાંક હોવો જોઇએ.

3. સમયસર જવાબ આપવો 

તમને ઇ-મેલ મળે ત્યારબાદ બને તેટલું જલ્દીથી તેનો જવાબ આપવાનો પ્રયત્ન કરવો. કોઈ મહત્વપૂર્ણ મેલ હોય તો તરત જ જવાબ આપો. તેવું કરવાથી સામે વાળી વ્યક્તિ તમારા પર વિશ્વાસ કરવા લાગશે.

4. શોર્ટ ફોર્મ્સનો ઉપયોગ ન કરો - વ્યાવસાયિક બનો 

તમે જે પ્રકારે ઇ-મેલ તૈયાર કરો છો તેના પરથી લોકો તમારું મૂલ્યાંકન કરે તો આશ્ચર્ય ન પામશો, ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે ઇ-મેલમાં ખોટાં સ્પેલિંગ, ખામીયુક્ત વ્યાકરણ, શોર્ટ કટ્સ કે અશિષ્ટ ભાષાનો ઉપયોગ કર્યો હશે તો સામે વાળી વ્યક્તિ તમારા વિશે એવો વિચાર કરી શકે છે કે તમે બેદરકાર અથવા બેજવાબદાર વ્યક્તિ છો. તેથી 'સેંડ' કરવાથી પહેલાં હમેશા ઇ-મેલ તપાસી જુઓ.

5. હમેશા કોઇ અન્ય વ્યક્તિને cc માર્ક કરો  

તમે રજા પર હશો અથવા ફરવા ગયા હશો કે કોઈ મીટિંગમાં હશો તો પણ મહત્વના ઇમેલનો સમયસર જવાબ આપી શકાય તે માટે આવું કરવું જરૂરી છે.

6.ઇ-મેલ ટૂંકો અને સરળ હોવો છે. 

ઇ-મેલ મહત્વપૂર્ણ લાગે તે માટે વિસ્તારપૂર્વક લખવા બેસો નહીં પરંતુ થોડાંક શબ્દોમાં પોતાનો મુદ્દો રજુ કરો. જે વ્યક્તિને ઇ-મેલ મોકલો છે, તે વ્યક્તિ શાની અપેક્ષા કરી રહી છે તે સમજીને તમારે પોતાની વાત વ્યક્ત કરવી.

હવે તમને ઇ-મેલ વિશે માહિતી મળી ગઈ છે. તો ચાલો હવે રોજબરોજના અભ્યાસમાં પીસીનો યોગ્ય ઉપયોગ કરીને શિક્ષક રૂપે ઉત્કૃષ્ટ બનવા તૈયાર થઈ જાઓ