ईमेल शिष्टाचार 101

 

ईमेल - या तो आप इससे प्यार करें या नफरत, बीच में कुछ भी नहीं है। खैर जो भी हो, कुछ ख़ास बातें जो आपको ध्यान में रखनी होंगी, खासकर “शिष्टाचार”। आप सोच सकते हैं कि शिष्टाचार का विचार एक प्राचीन विचार है, लेकिन वास्तव में, यह आपकी मदद करने के लिए मौजूद है।

 

 

1. आपकी ‘सब्जेक्ट लाइन’ का सन्देश से मेल खाना ज़रूरी है

प्रोफेशनल ईमेल शिष्टाचार का पहला कदम एक ‘सब्जेक्ट लाइन’ है जिससे प्राप्तकर्ता को तुरंत पता चलता है कि सन्देश किस बारे में है। इसके अलावा, सब्जेक्ट को प्रूफ रीड करना ज़रूरी है जिससे कि यह सुनिश्चित हो सके कि वह अधिक शब्दों वाला या बड़ा न हो।

 

2. हमेशा एक हस्ताक्षर शामिल करें

आप यह कभी भी नहीं चाहेंगे कि किसी को आपसे संपर्क करने के लिए ज़्यादा ढूंढना पड़े। इसलिए, हर ईमेल में एक हस्ताक्षर शामिल होना चाहिए जो प्राप्तकर्ता को बताता है कि आप कौन हैं और सोशल मीडिया हैंडल और आपके संपर्क नंबर सहित आपसे कैसे संपर्क करें।

 

3. समय पर जवाब दें

ईमेल प्राप्त करने के बाद, आप जितनी तेज़ी से प्रतिक्रिया देते हैं, विशेष रूप से बेहतर है अगर यह वास्तव में कुछ महत्वपूर्ण है। रिसीवर तेजी से प्रतिक्रिया की सराहना करेगा और आपको अधिक भरोसेमंद माना जाएगा।

 

4. प्रोफेशनल बनें - शार्ट फॉर्म्स का इस्तेमाल करने से बचें

यदि आपको ईमेल लिखने के तरीके से आंका जाए तो आश्चर्यचकित न हों। उदाहरण के लिए, यदि आपका ईमेल गलत शब्दों, व्याकरणिक त्रुटियों, संक्षिप्त रूपों या स्लैंग भाषा से भरा हुआ है, तो आपको लापरवाह माना जा सकता है, या आप एक बेपरवाह व्यक्ति की तरह भी जाने जा सकते हैं। अतः भेजने से पहले जांच अवश्य करें।

 

5. हमेशा किसी को CC में चिह्नित करें

इसके पीछे का विचार यह सुनिश्चित करना है कि महत्वपूर्ण ईमेल का जवाब समय पर दिया जाता है, भले ही आप मीटिंग के दौरान या छुट्टी पर अनुपलब्ध हों!

 

6. इसे छोटा और सरल रखें

लम्बे ईमेल लिखने के बजाय(जिससे कि वे अधिक महत्वपूर्ण दिखें), उन्हें संकुचित करें और शब्दजाल से छुटकारा पाएं। इस बात पर ध्यान दें कि ईमेल प्राप्तकर्ता को क्या चाहिए और उसे आप किस तरह आसानी से कह सकते हैं।

 

अब, जबकि आप ईमेल की समस्या से छुटकारा पा चुके हैं, अपने दैनिक शिक्षण में पीसी का इस्तेमाल करके तैयार हो जाइए एक उत्कृष्ट शिक्षक(excel as a teacher) बनने के लिए