ಇಮೇಲ್ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ 101

 

 

ಇಮೇಲ್ - ನೀವು ಒಂದೋ ಅದನ್ನು ಪ್ರೀತಿಸುತ್ತೀರಿ ಅಥವಾ ದ್ವೇಷಿಸುತ್ತೀರಿ, ಇವುಗಳ ನಡುವಿನ ಮಧ್ಯಮಾರ್ಗವಿಲ್ಲ. ಅದೇನೇ ಇದ್ದರೂ ನೀವು ಕೆಲವೊಂದು ವಿಷಯಗಳನ್ನು , ವಿಶೇಷವಾಗಿ , ’’ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ’’ವನ್ನು ಮನದಲ್ಲಿ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು.ಶಿಷ್ಟಾಚಾರದ ಕಲ್ಪನೆಯು ಓಬಿರಾಯನ ಕಾಲದ ವಿಚಾರ ಎಂದು ನೀವು ಯೋಚಿಸಬಹುದು, ಆದರೆ ವಾಸ್ತವದಲ್ಲಿ ಅದು ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುವ ಸಲುವಾಗಿಯೇ ಅಸ್ತಿತ್ವದಲ್ಲಿದೆ.

 

 

1. ನಿಮ್ಮ ವಿಷಯಸೂಚಿಯ ಸಾಲು ಸಂದೇಶಕ್ಕೆ ಅನುರೂಪವಾಗಿರಬೇಕು

ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರದ ಮೊದಲ ಹೆಜ್ಜೆಯು ಇಮೇಲ್ ಪಡೆಯುವವರಿಗೆ ವಾಸ್ತವವಾಗಿ ಸಂದೇಶವು ಯಾವ ಕುರಿತಾಗಿದೆ ಎಂದು ತಕ್ಷಣವೇ ತಿಳಿಯುವಂತಹ  ಸೂಚನೆ ನೀಡುವ ಒಂದು ವಿಷಯಸೂಚಿಯ ಸಾಲು ಆಗಿರುತ್ತದೆ. ಅಲ್ಲದೆ, ವಿಷಯಸೂಚಿಯ ಸಾಲು ತೀರಾ ’’ಶಬ್ದಾಡಂಬರ’’ ಇಲ್ಲದಿರುವುದು ಮತ್ತು  ’’ದೀರ್ಘ’’ ವಾಗಿಲ್ಲದಿರುವುದನ್ನು ಸುನಿಶ್ಚಿತಪಡಿಸಲು ಕರಡು ಪರಿಶೀಲನೆಯನ್ನು ಕೂಡ ಮಾಡಬೇಕು.

 

2. ಯಾವಾಗಲೂ ಒಂದು ಸಹಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸಿರಿ.

ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸುವುದು ಹೇಗೆ ಎಂದು ಯಾರಾದರೂ ಅರಸುತ್ತಿರಬೇಕಾಗುವುದನ್ನು ನೀವು ಎಂದಿಗೂ ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ . ಹಾಗಾಗಿ, ಪ್ರತಿ ಇಮೇಲ್ ನಲ್ಲಿ ಅದನ್ನು ಪಡೆಯುವವರಿಗೆ ನೀವು ಯಾರು ಮತ್ತು ಸೋಶಿಯಲ್ ಮೀಡಿಯಾ ಹ್ಯಾಂಡಲ್ ಗಳು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಂಪರ್ಕ ಸಂಖ್ಯೆ ಒಳಗೊಂಡು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸಂಪರ್ಕಿಸುವುದು ಹೇಗೆ ಎಂದು ಹೇಳುವ ಒಂದು ಸಹಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸಬೇಕು.

 

3. ಸಕಾಲಿಕವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಿರಿ

ನೀವು ಒಂದು ಇಮೇಲ್ ಪಡೆದ ಬಳಿಕ ನೀವು  ಬೇಗ ಉತ್ತರಿಸಿದಷ್ಟೂ, ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಅದು ನಿಜಕ್ಕೂ ಮುಖ್ಯವಾಗಿದ್ದರೆ ಅಷ್ಟೇ ಉತ್ತಮವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ನೀವು  ಕ್ಷಿಪ್ರವಾಗಿ ಉತ್ತರವನ್ನು ನೀಡಿದರೆ  ಪಡೆದವರು  ನಿಮ್ಮನ್ನು ಮೆಚ್ಚಿಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹರೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸುತ್ತಾರೆ.

 

4. ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ರೂಪಗಳ  ಬಳಕೆಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿರಿ- ವೃತ್ತಿಪರರಾಗಿರಿ

ನೀವು ಈ ಮೇಲ್ ಅನ್ನು ರಚಿಸುವ ರೀತಿಯಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಮೇಲೆ ಅಭಿಪ್ರಾಯ ತಳೆಯಲ್ಪಡುತ್ತದೆ ಎಂದರೆ ಅಚ್ಚರಿ ಪಡಬೇಡಿ.ಉದಾಹರಣೆಗಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ನಲ್ಲಿ ತಪ್ಪುಕಾಗುಣಿತದ ಶಬ್ದಗಳು, ವ್ಯಾಕರಣದ ದೋಷಗಳು, ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ರೂಪಗಳು ಅಥವಾ ಅಸಂಸ್ಕೃತ ಭಾಷೆಗಳು  ಅಸ್ತವ್ಯಸ್ತವಾಗಿ ಹರಡಿಕೊಂಡಿದ್ದರೆ ನೀವೊಬ್ಬ ಬೇಕಾಬಿಟ್ಟಿಯಾಗಿರುವ ಅಥವಾ ಅಸಡ್ಡೆಯ ವ್ಯಕ್ತಿ ಎಂದು ಗ್ರಹಿಸಲ್ಪಡಬಹುದು. ಆದ್ದರಿಂದ  ‘‘ ಸೆಂಡ್ ‘‘ ಒತ್ತುವ ಮೊದಲು  ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಪರೀಕ್ಷಿಸಿರಿ.

 

5. ಯಾವಾಗಲೂ ಸಿಸಿಯಲ್ಲಿ ಬೇರೊಬ್ಬರನ್ನು ಮಾರ್ಕ್ ಮಾಡಿರಿ

ಇದರ ಹಿಂದಿನ ಉದ್ದೇಶವೆಂದರೆನೀವು ಮೀಟಿಂಗ್ ನ ಕಾಲದಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೂ ಅಥವಾ ರಜೆಯಲ್ಲಿದ್ದರೂ ಕೂಡ ಮುಖ್ಯವಾದ ಇಮೇಲ್ ಗಳು ಸಮಯೋಚಿತವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಲ್ಪಡುವುದನ್ನು ಖಾತ್ರಿಪಡಿಸುವುದಾಗಿದೆ! 

 

6. ಅದನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಮತ್ತು ಸರಳವಾಗಿ ಇರಿಸಿರಿ

ಅವುಗಳು ಹೆಚ್ಚು ಮುಖ್ಯವಾದವುಗಳು ಎಂದು ಕಂಡುಬರುವುದಕ್ಕಾಗಿ ದೀರ್ಘವಾದ ಇಮೇಲ್ ಗಳನ್ನು ಬರೆಯಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುವ  ಬದಲಾಗಿ , ಅವುಗಳನ್ನು ಕಿರಿದಾಗಿಸಿರಿ ಮತ್ತು  ಅರ್ಥಕ್ಕೆ ನಿಲುಕದ ಪರಿಭಾಷೆಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕಿರಿ.  ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಪಡೆಯುವ ವ್ಯಕ್ತಿ ಯಾವುದಕ್ಕಾಗಿ ಎದುರುನೋಡುತ್ತಿದ್ದಾನೆ/ಳೆ ಮತ್ತು ನೀವು ಏನನ್ನು ತಿಳಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿದೆ ಎನ್ನುವುದರ ಮೇಲೆ ಗಮನ ಕೇಂದ್ರೀಕರಿಸಿರಿ.

 

ನೀವೀಗ ಇಮೇಲ್ ನೊಂಧಿನ ಗೋಜಲುಗಳನ್ನು ಬಿಡಿಸಿದ್ದು ನಿಮ್ಮ ಪಿಸಿಯನ್ನು ದೈನಂದಿನ ಶಿಕ್ಷಣವನ್ನಾಗಿ ಪ್ರಶಸ್ತಗೊಳಿಸುವ ಮೂಲಕ  ಓರ್ವ  ಅತ್ಯಂತ ಉತ್ತಮ ಶಿಕ್ಷಕರಾಗಿ ಮೇಲ್ಗೈಯನ್ನು ಪಡೆಯಿರಿ.