इ-मेल शिष्टाचार 101

 

इ-मेल – एक तर तुम्हाला त्या आवडतात किंवा आवडत नाहीत. यात मधला काही पर्याय नसतो. काहीही असले तरी, तुम्हाला काही गोष्टी लक्षात ठेवाव्याच लागतात, विशेषतः “शिष्टाचार”. शिष्टाचार पाळणे ही गोष्ट जुनी झाली असे कदाचित तुम्हाला वाटत असेल, पण खरंतर तसे करण्याने तुम्हाला मदतच मिळते.

 

 

 

1. तुम्हाला जो काही संदेश पाठवायचा असेल, त्याला अनुसरूनच तुमची सब्जेक्ट लाइन असली पाहिजे

व्यावसायिक इ-मेल च्या शिष्टाचारांपैकी पहिला मुद्दा आहे सब्जेक्ट लाइन (विषयवस्तू) म्हणजे अशी गोष्ट जी पाहून वाचणाऱ्या व्यक्तीला तुमची मेल कशाबद्दल आहे ते समजते. मेल पाठविण्याच्या आधी सब्जेक्ट लाइन खूप मोठी  किंवा विस्तारपूर्ण नाही याची खात्री करून घ्यावी.  

 

2. इ-मेल मध्ये नेहमी स्वाक्षरी असावी

वाचणाऱ्या व्यक्तीला तुमच्याशी संपर्क कसा साधावा ते शोधत बसायला लागू नये म्हणून, प्रत्येक इ-मेल मध्ये स्वाक्षरी असावी. त्यात तुम्ही कोण आहात, तुमच्याशी संपर्क कसा साधावा ते नमूद केलेले असावे तसेच तुमच्या सोशल मिडिया हँडल्स बद्दल माहिती आणि संपर्क क्रमांक दिलेला असावा. 

 

3. वेळेवर उत्तर द्यावे

तुम्हाला इ-मेल मिळाली की लवकरात लवकर त्याचे उत्तर देण्याचा प्रयत्न करा. एखादी महत्वाची इ-मेल असेल, तर नक्कीच लगेच उत्तर द्या. तसे केल्याने समोरच्या व्यक्तीला तुमच्या बद्दल विश्वास वाटू लागेल.

 

4. शॉर्ट फॉर्म्स वापरणे टाळा – व्यावसायिक बना

तुम्ही ज्या प्रकारे इ-मेल यार करता, त्यावरून जर लोकांनी तुमचे मूल्यमापन केले तर आश्चर्यचकित होऊ नका. उदाहरणार्थ – जर तुमच्या इ-मेल मध्ये चूकीचे स्पेलिंग्ज, व्याकरणाच्या चूका, शॉर्ट फॉर्म्स किंवा हलक्या दर्जाची भाषा यांचा वापर केलेला असेल, तर समोरची व्यक्ती तुमच्याबद्दल, तुम्ही निष्काळजी आहात किंवा बेजबाबदार व्यक्ती आहात असा विचार करू शकेल.

 

5. नेहमी cc मध्ये आणखी कोणाला तरी मार्क करा

तुम्ही सुट्टीवर असाल किंवा फिरायला गेला असाल, तरी महत्वाच्या इ-मेल्स नां वेळेवर उत्तर दिले जावे यासाठी असे करणे गरजेचे असते.

 

6. इ-मेल थोडक्यात आणि सोपी असावी

इ-मेल महत्वाची वाटावी म्हणून विस्तारपूर्वक आपले म्हणणे लिहित बसण्यापेक्षा थोडक्यात मुद्दा मांडावा. ज्या व्यक्तीला इ-मेल पाठवत आहात, ती व्यक्ती कशाची अपेक्षा करत आहे, ते समजून घेऊन तुमचे म्हणणे सांगावे.

 

आता तुम्हाला इ-मेल बद्दल माहिती मिळाली आहे. चला आता रोजच्या शिकवण्यात पीसी चा योग्य वापर करून शिक्षक म्हणून यशस्वी बनण्यास तयार व्हा.