ଇମେଲ୍ ପାଇଁ ଶିଷ୍ଟାଚାର 101

 

ଇମେଲ୍- ଆପଣ ଏହାକୁ ଭଲ ପାଇବେ ନଚେତ୍ ଘୃଣା କରିବେ, ଏହା ମଝାମଝି ଆଉ କିଛି ନାହିଁ। ଘଟଣା ଯାହା ହେଉନା କାହିଁକି ଆପଣଙ୍କ ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ ବିଷୟ ମନେରଖିବାକୁ ହେବ, ବିଶେଷକରି ‘‘ଶିଷ୍ଟାଚାର’’। ଆପଣ ଭାବିପାରନ୍ତି ଯେ ଶିଷ୍ଟାଚାର ପୁରୁଣା ହେଲାଣି କିନ୍ତୁ ବାସ୍ତବରେ ଏହା ଏବେବି ରହିଛି ଓ ଆପଣଙ୍କ ପାଇଁ ଢ଼େର୍ ସହାୟକ ହୋଇଥାଏ।

 

 

1. ଆପଣଙ୍କ ସବ୍ ଜେକ୍ଟ ଲାଇନ୍ ବାର୍ତ୍ତା ସହିତ ମେଳ ଖାଉଥିବା ଆବଶ୍ୟକ

ବୃତ୍ତିଗତ ଇମେଲ୍ ଶିଷ୍ଟାଚାରର ପ୍ରଥମ ପର୍ଯ୍ୟାୟ ହେଉଛି ସବ୍ ଜେକ୍ଟ ଲାଇନ୍ ଯାହାକି ବିଷୟଭିତ୍ତିକ ହୋଇଯିବ ପ୍ରାପକ ଦେଖୁ ଦେଖୁ ଏହା କେଉଁ ବିଷୟରେ ଜାଣିପାରିବେ। ଏହା ସହିତ ମଧ୍ୟ ଜଣେ ସବ୍ ଜେକ୍ଟ ଲାଇନ୍ ଅଧିକ ‘‘କ୍ଲିଷ୍ଟ’’ କିମ୍ବା ‘‘ଦୀର୍ଘ’’ ହୋଇନାହିଁ ସୁନିଶ୍ଚିତ କରିବା ପାଇଁ ଆଉ ଥରେ ପଢ଼ିଦେବା ଭଲ।

 

2. ସଦାସର୍ବଦା ଏକ ସିଗ୍ନେଚର ଅନ୍ତର୍ଭୁକ୍ତ କରନ୍ତୁ
ଆପଣ କେବେବି ଚାହିଁବେ ନାହିଁ ଯେ ଆପଣ ଯାହା ସହିତ ଯୋଗାଯୋଗ କରୁଛନ୍ତି ସେ ଖୋଜନ୍ତୁ ଯେ ଆପଣ କିଏ। ତେଣୁ ପ୍ରତି ଇମେଲ୍ ରେ ଏକ ସିଗ୍ନେଚର ରହିବା ଉଚିତ। ଯାହାକି ପ୍ରାପକଙ୍କୁ ଜଣାଇ ଦେବ ଯେ ଆପଣ କିଏ ଏବଂ ସୋସିଆଲ୍ ମିଡିଆ ହ୍ୟାଣ୍ଡେଲ୍ ଓ ଆପଣଙ୍କ ଯୋଗାଯୋଗ ନମ୍ବର ସହିତ କିପରି ଆପଣଙ୍କ ସହ ଯୋଗାଯୋଗ କରିପାରିବେ।

 

3. ଟାଇମ୍ ଲି ଉତ୍ତର ଦିଅନ୍ତୁ

ଆପଣ ଏକ ଇମେଲ୍ ପାଇବା ପରେ, ଯେତେ ଶୀଘ୍ର ଜବାବ୍ ଦେବେ ସେତେ ଭଲ, ବିଶେଷକରି ଯଦି କିଛି ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ ହୋଇଥାଏ ପ୍ରାପକ ଦ୍ରୁତ ଜବାବ୍ କୁ ପସନ୍ଦ କରିବେ ଏବଂ ଆପଣଙ୍କୁ ଅଧିକ ନିର୍ଭରଶୀଳ ଭାବରେ ଗ୍ରହଣ କରିବେ।

 

4. ସଂକ୍ଷିପ୍ତ ରୂପ ବ୍ୟବହାର କରିବା ଏଡ଼ାନ୍ତୁ - ପ୍ରଫେସନାଲ୍ ହୁଅନ୍ତୁ

ଯଦି ଆପଣଙ୍କ ମେଲ୍ ରଚନା ଶୈଳୀ ଆଧାରରେ ଆପଣଙ୍କ ବିଷୟରେ ରାୟ ନିର୍ଦ୍ଧାରଣ କରାଯାଉଥାଏ ଏଥିରେ ଆଶ୍ଚର୍ଯ୍ୟ ହେବାର କିଛି ନାହିଁ। ଯଦି ଆପଣଙ୍କ ଇମେଲ୍ ବିକ୍ଷିପ୍ତ ହୋଇଥାଏ, ଭୁଲ୍ ବନାନ୍ ଥିବା ଶବ୍ଦ ରହିଥାଏ, ବ୍ୟାକରଣଗତ ତ୍ରୁଟି ରହିଥାଏ, ଅଶ୍ଳୀଳ ଭାଷା କିମ୍ବା କ୍ଷୁଦ୍ର ରୂପ ରହିଥାଏ ତେବେ ଆପଣଙ୍କୁ ଜଣେ ଖାମ୍ ଖିଆଲି ଲୋକ ଭାବରେ ଧରିନିଆଯାଇପାରେ। ତେଣୁ ‘‘ସେଣ୍ଡ୍’’କୁ ସ୍ପର୍ଶ କରିବା ପୂର୍ବରୁ ଯାଞ୍ଚ୍ କରିନିଅନ୍ତୁ।

 

5. ସବୁବେଳେ କାହାକୁ ନା କାହାକୁ ସିସିରେ ରଖନ୍ତୁ

ଏହା ପଛରେ ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟ ହେଉଛି ସୁନିଶ୍ଚିତ କରିବ ଯେ ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ ମେଲ୍ ର ଠିକ୍ ସମୟରେ ଜବାବ୍ ଦିଆଯାଇଛି, ଏପରିକି ଆପଣ ଛୁଟିରେ ଯାଇଥିଲେ କିମ୍ବା ବୈଠକରେ ଥିଲେ ମଧ୍ୟ ଜବାବ୍ ଯାଇଥାଏ!

 

6. ଏହାକୁ କ୍ଷୁଦ୍ର ଏବଂ ସରଳ (ସର୍ଟ ଆଣ୍ଡ୍ ସିମ୍ପୁଲ୍ ) କରନ୍ତୁ

ଦୀର୍ଘ ଇମେଲ୍ ଲେଖିବା ପାଇଁ ଚେଷ୍ଟା କରିବା ପରିବର୍ତ୍ତେ ସବୁଠାରୁ ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ ହୋଇଥାଏ ଏହା କିପରି ଦିଶୁଛି, ସେଗୁଡ଼ିକ ସଂକ୍ଷିପ୍ତ କରନ୍ତୁ ଏବଂ ଜାର୍ଗନ୍ ବା ବୁଝି ହେଉନଥିବା ଶବ୍ଦ ଲେଖନ୍ତୁ ନାହିଁ। ଇମେଲ୍ ପାଉଥିବା ଲୋକ କଣ ଖୋଜିବେ ଓ କ’ଣ ଜଣାଇବା ଆବଶ୍ୟକ ସେଥିପ୍ରତି ଧ୍ୟାନ ଦିଅନ୍ତୁ

 

ବର୍ତ୍ତମାନ, ଆପଣ ଇମେଲ୍ ବିଷୟରେ ଶିଖିଲେ ଏବେ ଦୈନିକ ଶିକ୍ଷା ଦାନରେ ଆପଣଙ୍କ ପିସିକୁ ଅପ୍ଟିମାଇଜ୍ କରିବା ଦ୍ୱାରା ଏକ୍ ସେଲ୍ କୁ ଶିକ୍ଷକ ଭାବରେ ସେଟ୍ କରିବା ପାଇଁ ପ୍ରସ୍ତୁତ ହୋଇଯାଆନ୍ତୁ।